Tax Compliance Management System – mit Ihren Experten in Nürnberg

Die Einhaltung steuerlicher und rechtlicher Vorschriften und Anforderungen gestaltet sich für national und international tätige Unternehmen immer schwieriger. Gleichzeitig kann die Versäumnis, Nichterfüllung oder Falscherfüllung der steuerrechtlichen Pflichten tiefgreifende Konsequenzen haben, mit erheblichen finanziellen Einbußen verbunden sein und sich schädigend auf den Ruf und die Straffreiheit von Unternehmen und Unternehmern auswirken. 
Die Einführung von Prozessstandards und die Umsetzung eines funktionierenden Tax Compliance Management Systems (auch Tax CMS, TCMS, Steuerkontrollsystem oder Steuer-IKS) reduziert das Risiko steuerrechtlicher Verstöße und ihrer gravierenden Folgen. 
Wir von HLB HUSSMANN sind Ihre Experten für Steuern und Recht in der Metropolregion Nürnberg und unterstützen Unternehmen umfassend beim Thema Tax Compliance Management System. In langjähriger Zusammenarbeit mit Prof. Dr. Sigurd Schacht von der Hochschule Ansbach (Fachgebiete: Angewandte Künstliche Intelligenz, Digitale Geschäftsprozesse, Digitale Transformation) sowie unseren Kooperationspartnern ISPICIO und C.C.Buchner21 bieten wir Steuerkontrollsysteme mit Augenmaß.

Der Begriff „Compliance“, für den es keine exakte deutsche Entsprechung gibt, bedeutet, dass ein Unternehmen die gültigen Gesetze, Vorgaben und Verordnungen ebenso befolgt und umsetzt wie die Richtlinien, die es sich selbst auferlegt hat. Tax-Compliance ist demzufolge die Befolgung und Umsetzung der Gesetze, Vorgaben und Verordnungen des Steuerrechts. 

Gemäß Praxishinweis (1/2016) des Instituts der Wirtschaftsprüfer Deutschland e.V. (IDW) ist ein Tax Compliance Management System ein abgegrenzter Teilbereich eines CMS „dessen Zweck die vollständige und zeitgerechte Erfüllung steuerlicher Pflichten ist“. 

Die Vorteile eines Tax Compliance Management Systems

Ihr Tax CMS kann die AuSSenprüfung erleichtern und beschleunigen

Im DAC 7-Umsetzungsgesetz wird, im Rahmen der Modernisierung des Steuerverfahrensrechts und insbesondere der Außenprüfungen, mit § 38 EGAO die Bedeutung eines unternehmensinternen Tax-Compliance-Management-Systems gestärkt. Der seit 1. Januar 2023 gültige Paragraph mit dem Titel „Erprobung alternativer Prüfungsmethoden“ sieht vor, dass die Finanzverwaltung in Abstimmung mit dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) sowie auf Antrag des Steuerpflichtigen steuerliche Außenprüfungen in ihrer Art und in ihrem Umfang beschränken kann. 

Voraussetzungen dafür sind, dass die Finanzverwaltung die Wirksamkeit des Tax CMS im Unternehmen bereits im Umfeld einer vorherigen Außenprüfung bestätigt hat, dass sich die Verhältnisse des Steuerpflichtigen seit der letzten Prüfung nicht verändert haben und dass kein oder lediglich ein unbeachtliches steuerliches Risiko beim Steuerpflichtigen besteht.

Im Rahmen dieser Neuregelung, die die Außenprüfung in Unternehmen beschleunigen und erleichtern kann, wurde zudem ein funktionierendes TCMS als ein System definiert, welches sicherstellt, dass die Besteuerungsgrundlagen zutreffend aufgezeichnet und berücksichtigt und dass die hierauf entfallenden Steuern fristgerecht und vollständig abgeführt werden.

Somit können Steuerpflichtige auf der Basis des DAC 7-Gesetzes Prüfungserleichterungen beantragen, sofern sie über ein wirksames Tax Compliance Management System verfügen.
 

Eine gesetzliche Vorgabe zur Aufstellung eines Tax Compliance Management Systems existiert nicht. Dennoch gibt es zwingende Gründe, die für die Implementierung eines solchen internen Kontrollsystems für Steuern sprechen. Dazu gehört, dass Themen wie Steuerhinterziehung beziehungsweise Steuerverkürzung, Transparenzpflicht und Dokumentationspflicht zunehmend an Brisanz und Bedeutsamkeit gewinnen. Parallel ist sowohl ein schnelleres Einleiten von steuerstraf- und bußgeldrechtlichen Ermittlungen als auch eine Mehrung von Betriebs- und Sonderprüfungen wahrzunehmen. 

Dass Fehler, selbst bei größter Genauigkeit und Gewissenhaftigkeit, im unternehmerischen Alltagsgeschäft nicht immer vermieden werden können, liegt in der Natur der Sache. Der Auswirkung, dass Unternehmen und oftmals auch die für das Unternehmen handelnden Personen für diese Fehler haften, kann jedoch entgangen werden – durch die Einführung eines gelebten Tax Compliance Management Systems. Ein solches System hilft nicht nur dabei, steuerrelevante Fehler zu erkennen und im Voraus zu vermeiden, es dient auch dazu, potenzielle Sanktionen für Unternehmen und deren Organe abzuwenden. 

Sowohl von der Finanzverwaltung als auch von Finanzgerichten wird die Installation eines TCMS im Sinne einer Compliance-Maßnahmen inzwischen als haftungsminimierendes oder gar -vermeidendes Indiz betrachtet. Immerhin kann, bei festgestellten Fehlern, das Bemühen, sich mittels eines internen Kontrollsystems für die Befolgung steuerrechtlicher Regelungen einzusetzen, gegen vorsätzliches Handeln sprechen. Und immerhin kann der Hinweis auf ein bestehendes Tax CMS dem Ausschluss leichtfertigen Handelns dienen. 

Die Erleichterung in der Betriebsprüfung und die Vermeidung von Straf- und Bußgeldverfahren sind jedoch bei weitem nicht die einzigen Vorteile eines TCMS.

Die weiteren Vorteile eines Tax CMS

Neben der Haftungsvermeidung ist das steuerliche Kontrollsystem aus vielen weiteren Gründen vorteilhaft. Denn: Ein angemessenes und wirksames Tax CMS: 
•    strukturiert und optimiert die steuerrelevanten Prozesse im Unternehmen
•    erfasst und bewertet abteilungsübergreifend alle steuerlichen Informationen 
•    vermeidet Schnittstellenverluste, verringert Fehlerquellen und (menschliche) Fehlleistungen
•    standardisiert steuerliche Entscheidungen bei wiederkehrenden Prozessen
•    erhöht die Qualität der steuerrelevanten Daten
•    schafft eine angemessene Dokumentation
•    identifiziert und minimiert steuerliche Risiken 
•    vermeidet steuerliche Mehrbelastungen (wie Steuernachzahlungen, Nachzahlungszinsen, Säumnis- und Verspätungszuschläge)
•    erlaubt schnelleres Reagieren auf geänderte steuerliche Gesetze und Vorschriften 
•    bildet die Grundlage für die Nachhaltigkeitsberichterstattung

Angesichts der zahlreichen Vorteile ist ein Tax Compliance Management System hochrelevant, um steuerliche Verpflichtungen effizient und präzise zu erfüllen UND um steuerliche Angelegenheiten transparent und nachvollziehbar zu gestalten. Der Auffassung vieler Steuerexperten (auch derjenigen von HLB HUSSMANN in Nürnberg) entsprechend, wird künftig jedes Unternehmen ein internes Kontrollsystem für Steuern einführen. Auch, weil die Steuerwelt immer digitaler wird und die toolgestützte Automatisierung und Standardisierung von Prozessen weiter an Gewicht und Notwendigkeit gewinnen werden. 

Trotz der Vorzeichen, die für die kommende Unentbehrlichkeit eines Steuer-IKS sprechen, schrecken viele Unternehmen – darunter insbesondere auch viele Mittelständler – vor einer Implementierung zurück. Der Grund dafür ist vor allem, dass ein langwieriger Einführungsprozess und dementsprechend hohe Kosten erwartet werden. Wir sind jedoch der Auffassung, dass abhängig von den individuellen Gegebenheiten im Unternehmen eine TCMS-Lösung nach Maß und mit Augenmaß sehr wohl möglich ist.

Ein IKS wird dauerhaft nur dann effizient gelebt und erfüllt seinen Zweck, wenn die Bearbeitung und Überwachung in den Alltag eingebettet ist und der Aufwand hierfür minimiert wird. 

Vorteile

• Kombination von manuellen und automatischen Kontrollen 
• Zentralle Dokumentation des IKS
• Überführung vorhandener Risiko- Kontroll-Matrizen in Tool
• Zentrale Überwachung der Effizienz des IKS
• Einbettung in den Alltag der Organisation durch integrierte Workflows und Automatismen
• Verwendung von Atlassian Jira  

Dafür, wie ein internes Kontrollsystem für Steuern auszusehen hat, gibt es keine gesetzlichen Vorgaben. Lediglich Vorschläge in Sachen Kultur, Ziele, Organisation, Risiken, Kommunikation, Überwachung und Verbesserung wurden im Praxishinweis (1/2016) des Instituts der Wirtschaftsprüfer Deutschland e.V. unterbreitet. 

Eingedenk dieser Hinweise setzen wir auf sehr individuelle Lösungen, zumal die faktische Ausgestaltung eines funktionierenden Systems an diverse Gegebenheiten geknüpft ist. Dazu zählen neben der Rechtsform und der Größe des fraglichen Unternehmens auch seine lokale, nationale oder internationale Fokussierung. 

Als Ihr vertrauter Partner vor Ort in Nürnberg, der die Besonderheiten Ihres Unternehmens kennt und erkennt, bietet Ihnen HLB HUSSMANN keine Standardlösung, sondern ein passgenaues Tax-Compliance-Management-System. Nicht immer muss dabei überhaupt eine eigene Softwarelösung zum Einsatz kommen. Mitunter genügt ein bereits im Unternehmen etabliertes Ticketsystems wie beispielsweise JIRA von Atlassian, wie auch unser Kooperationspartner ISPICIO weiß und in der Praxis erfahren hat. Doch unabhängig davon, welche Anforderungen Beachtung finden müssen, wir erarbeiten die perfekt auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Lösung:

Unsere Leistungen für Ihr unternehmensindividuelles TCMS

Im Team von HLB HUSSMANN arbeiten Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsberater und IT-Experten fachübergreifend für Sie zusammen. Wir greifen auf vorhandene und wirkungsvolle Prozesse in Ihrem Unternehmen zurück und unterstützen Sie – auf Wunsch auch modular –  durch die:
•    Identifikation des gegenwärtigen Zustands der Compliance-Organisation und der steuerlichen Risiken
•    Red Flag-Prüfung im SAP-Umfeld / SAP-Compliance mit ISPICIO
•    Konzeptionierung eines unternehmensindividuellen Tax-Compliance-Management-Systems
•    Etablierung von Tax-Compliance-Prozessen 
•    Prozess Mining / Konformitätsprüfung 
•    Implementierung Ihres neuen Steuer-IKS im Unternehmen (beispielsweise auch in Zusammenarbeit mit c.c.buchner21, dem E-Learning-Anbieter für Unternehmen)
•    Überprüfung der Wirksamkeit der Maßnahmen 

HLB HUSSMANN ist als Steuerberater in Nürnberg Ihr kompetenter Partner in allen Angelegenheiten rund um Ihre steuerrechtliche Sicherheit. Mit unserer umfassenden Kenntnis des Steuerrechts und unserer Erfahrung beraten und unterstützen wir Sie in allen Fragen zu Ihrem idealen Tax CMS. 

Rufen Sie uns an, wir sind für Sie da.

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